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Büro: Räumlichkeiten, Mitarbeiter, Stress, Papier, Computer
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02.09.2023 - 18.02.2024
MS WORD - GENORMTE DOKUMENTE ERSTELLEN
Allgemeines für Prüfungen:
- Name und Prüflingsnummer parat haben/eintragen
- Modi beim Ausdrucken beachten
- Entwicklertools: Sonderregeln beachten!
Brief nach DIN 5008:
Grobgliederung:
- oberer Bereich (Kopf): 3 * 2-Tabelle
* links:
Adressfeld: mit
Rücksendeangabe,
Versendungsform (...) und Anschrift
* rechts:
Infoblock: mit Ansprechpartner
- Haupttext
- unterer Bereich (Fuß): 5 * 1-Tabelle
oberer Bereich:
-
Adressfeld: 5 * Schriftgröße 8; 6 * Schriftgröße 11
(zuerst "weicher Umbruch" (Shift + Enter), damit die Tabelle nicht verrutscht!)
- Adressfeld en detail:
8pt: z. B. Rücksendeangabe, Versendungsform (Einschreiben),...
11pt: Anschrift des Empfängers
- Anfang: Firma, "Herrn" [mit -n!], "Frau" o. ä.
- DIN 5008 beachten! (gerade bei Wohnung oder Stockwerk)
- am Ende ein ausländisches Zielland groß schreiben
- Reihenfolge beachten!
-
Infoblock: Leitwörter in 8pt, Eintragungen in 11 pt (außer ggf. lange E-Mail)
Leitwörter:
- "Ihr Zeichen: "
- "Ihre Nachricht vom: "
- "Unsere Zeichen: "
- "Unsere Nachricht vom: "
- Leerzeile
- "Name: "
- "Telefon: " (Telefon: Vorwahl, Leerschritt, Rufnummer!)
- "Telefax: "
- "E-Mail: " (kann bei langer Adresse auf max. 8 pt verkleinert werden!)
- Leerzeile
- "Datum: " (einstellige Daten vornullen, Jahreszahl vierstellig)
Haupttext:
- Gliederung:
- 2 Leerzeilen
- Betreffzeile (oft Bold/Fettschrift)
- 2 Leerzeilen
- Anrede, ...
- 1 Leerzeile
- Text mit "sinnvoller Gliederung":
Absätze/Abschnitte logisch-thematisch trennen, keinen weichen Umbruch innerhalb eines Absatzes verwenden (!);
Formatierungsmittel einsetzen: Bold/Fettschrift, Zentrierung, Aufzählung... - 1 Leerzeile
- Grußformel
- 1 Leerzeile
- Wiederholung des Firmennamens
- 3 Leerzeilen
- ggf. Vollmacht (mitten in den 3 Leerzeilen oder vor der Namenswiederholung)
- Wiederholung des Namens (= Namenswiederholung)
- zur Not in den Einstellungen Abstände auf 11 oder 12 normieren!
- Def. Artvollmacht vs. Prokura
- muss der Firmenname in Großbuchstaben geschrieben werden?
- Anlage?
unterer Bereich:
- 5 * 1-Tabelle
- Angaben zur Firma, auch rechtlich wichtige Angaben
- ggf. Rahmenlinien für Adressfeld, Infoblock usw. ausblenden
Serienbrief (Reiter "Sendungen"):
- beim Serienbrief wird prinziell ein Hauptdokument (HD) einer Datenquelle (DQ) zugeordnet
- in der Datenquelle müssen die Überschriften (-> Seriendruckfeld) direkt ohne Leerzeile über den Daten stehen
- 2er-Block (links im Band/Ribbon): überspringen
(Umschläge, Etiketten)
- 4er-Block: die ersten beiden sind besonders wichtig
(Seriendruck starten, Empfänger auswählen; Empfängerliste bearbeiten, Empfänger filtern)
- 3er-Block: die ersten beiden wichtig
(Seriendruckfeld einfügen, Regeln; Etiketten aktualisieren)
- Seriendruckbereich
- Fertig stellen und zusammenführen
- Formelanzeige: Alt + F9
- Zusatz: verschachtelte WENN-Funktion (z. B. mehr als 2 Geschlechter);
Formeln anzeigen lassen: statt SONST-Anweisung Leerstelle in Formel markieren und zweite WENN-Funktion einsetzen!
E-Mail nach DIN 5008:
- schnelle Kommunikation, trotzdem genaue Formatierung!
- Brief und E-Mail: "Aushängeschild", "Visitenkarte"
- Gliederung:
* elektronische Verteilerfelder: "an:" - "cc:" (Kopie) - "bcc:" (Blindkopie)
* Betreff: zwingend (!), aussagekräftiger Kurztext
* Anhang: Anhänge mit Dateinamen und Endung(en)
* Leerzeile
* Anrede,
* Leerzeile
* E-Mail-Text: Fließtext ohne Worttrennung (anders als bei Mitteilung!)
* sinnvolle Absatzbildung (kein geschütztes Enter!)
* Leerzeile
* Grußformel
* Leerzeile
* ggf. Vollmacht; Name (E-Mail wird nicht handschriftlich unterschrieben!)
* Signatur: mindestens E-Mail und Telefonnummer (ggf. Fax, Homepage usw.);
häufig erfolgen auch Angaben zum Unternehmen
Interne Mitteilung:
- unternehmensinternes Schriftstück:
* unterlieg nicht DIN 5008!!
* trotzdem Ähnlichkeit mit E-Mail und Brief (Unterschrift wie Brief!)
- Gliederung:
* Überschrift/Titel: Interne Mitteilung/Hausmitteilung/Rundschreiben/Aushang
(das Rundschreiben hat ein paar Besonderheiten)
* Felder/Leitwörter: An - Von - Thema/Betreff [manchmal am Ende] - Datum
* ggf. 2 Rahmenlinien (v. a. um die Leitwörter!)
* Text: Abstände ähnlich E-Mail; meistens 1 Zeile; zw. Freundliche Grüße und Name 3 Zeilen (ohne i. A.)
* Anrede, (mit Komma!)
* 1 Leerzeile
* Fließtext: mit Silbentrennung (!), Blocksatz(!) und Absatzgestaltung (Leerzeile nach Absatz)
* 1 Leerzeile
* Grußformel
* 3 Leerzeilen (für Unterschrift)
* ggf. Vollmacht in 3-Zeilen-Zwischenraum oder vor Namenswiederholung: i. A.
* Wh. des Namens
* Anlage (häufig Bold): z. B. Formblatt
Rundschreiben (ähnlich der Internen Mitteilung):
- unternehmensinternes Schriftstück
- Vorlage: Tabelle mit LEITWÖRTERN und Inhaltssteuerelementen/Entwicklertools
- Gliederung:
* Überschrift/Titel: "Rundschreiben-Nr. 08/2022" (Lfd. Nr.)
* Felder/Leitwörter: Vorgang - Datum - Anlass - Abteilung - (Anhang)
* Text: Abstände ähnlich Email; meistens 1 Zeile;
* oft wird auf eine Excel-Tabelle reagiert!
* Anrede,
* Fließtext
* Grußformel
* ggf. Vollmacht
* Wh. des Namens
* keine Anlage, weil/wenn bereits oben erwähnt!
Aktenvermerk:
- unternehmensinternes Schriftstück
- häufig mit Inhaltssteuerelementen/Entwicklertools (vgl. Rundschreiben)
- Gliederung:
* Überschrift/Titel: Aktenvermerk
* Felder/Leitwörter: Vorgang - Datum - Anlass - Sachbearbeiter(in)
* keine persönliche Anrede!
* kein Briefabschluss!
* vollständige Sätze, z. B. Ergebnis der Analyse (des Gespräches) und Schlussfolgerungen
Protokoll:
- unternehmensinternes Schriftstück
- im Präsens (Gegenwartsform!) geschrieben
- ohne subjektive Wertungen
- Gliederung:
* Überschrift/Titel: Protokoll
* Felder/Leitwörter:
"Sitzung am:"
"Ort/Raum:"
"Beginn:"
"Ende:"
"Anwesend:"
"Abwesend:"
"Protokollant(in):"
"Thema:" (z. B. Portokosten, Druckerkosten)
* beendet mit Ort und Datum!
* UNTERSCHRIFTEN des Sitzungsleiters UND Protokollanten!
DIN 5008-Regeln:
Leerschritt vor der Einheit: "150,10 €", "10 %"
Abkürzungen, die in vollem Wortlaut gesprochen werden, mit Punkt und ggf. Leerzeichen: "z. B.", "i. A."
Postfachnummern von rechts beginnend in Zweiergruppen gegliedert: "1 23 45"
Straßenname und Hausnummer: "Blumenstraße 4", "Björn-Huber-Straße 5",
"Sontheimer Straße 40", "Münsterstraße 50", "Hochweg 6", "Hoher Weg 7" (= gebeugt),
"Im Roten Tal 77", "Satansbratenstraße 666 - 777", "Björn-Engholm-Straße 5 a (oder: 5 A)" [Leerschritt!],
"Georg-Novalis-Straße 15 // 3. Stock", "Gerbilweg 5 // W 34"
Datumsschreibweisen: "2022-06-02", "02.06.2022", "2. Juni 2022";
Jahreszahl vierstellig (!), bei alphanumerischer Schreibweise nicht vornullen!
Uhrzeiten: 05:45 Uhr;
Doppelpunkt!
Nach der Klammeröffnung und vor Klammerschließung: (Neckar);
kein Leerzeichen verwenden! (Klammern schließen Buchstaben/Wörter bündig ein)
Vor und nach dem "kaufmännlischen Und" (&) Leerzeichen: Politik & Zeitgeschichte
Vor und nach dem Schrägstrich erfolgt kein Leerzeichen: 200 km/h
Begriffe:
- "bündig"!
MS-WORD: FUNKTIONEN
TABELLEN:
- Register "Einfügen" -> Auswahl "Tabellen" -> Listenfeld
(dann klicken oder ENTER drücken)
- Zellen anklicken und mit TAB weiterwählen;
so können auch weitere Zeilen hinzugefügt werden (oder über Menü)
- bei manchen Tabellenmustern sind die oberen oder linken Zellen "bold/fett"
- nächster Schritt: z. B. Spalte/Zeile markieren und über "Layout" (hinter "Tabellenentwurf") eine neue Spalte/Zeile einfügen;
dazu stehen 4 Symbole zur Verfügung
- in "Layout" können auch Zellen verbunden werden
- ein Zelleninhalt kann über 9 Felder ausgerichtet werden (z. B. zentriert)!!
- Schattierung (meint auch Farben, zuerst markieren):
Register "Start" -> Rahmenlinienpalette (unten) -> Rahmen und Schattierung (z. B. Füllfarbe festlegen)
- Sortieren (zuerst markieren, mit Spaltenüberschriften):
Register "Layout" -> Sortieren -> Sortierschlüssel festlegen (mit Kopfzeile?) [Klick];
durch mehrere Sortierschlüssel können z. B. Name und Vorname sortiert werden
-
(...)