WIRTSCHAFT/IT: TEXTVERARBEITUNG (MS WORD UND WRITER) IM BÜROALLTAG

 

Büro: Räumlichkeiten, Mitarbeiter, Stress, Papier, Computer

 

 02.09.2023 - 18.02.2024

MS WORD - GENORMTE DOKUMENTE ERSTELLEN

Allgemeines für Prüfungen:

- Name und Prüflingsnummer parat haben/eintragen
- Modi beim Ausdrucken beachten
- Entwicklertools: Sonderregeln beachten!

Brief nach DIN 5008:

Grobgliederung:
- oberer Bereich (Kopf): 3 * 2-Tabelle
  * links: Adressfeld: mit Rücksendeangabe, Versendungsform (...) und Anschrift
  * rechts: Infoblock: mit Ansprechpartner
- Haupttext
- unterer Bereich (Fuß): 5 * 1-Tabelle

oberer Bereich:
- Adressfeld: 5 * Schriftgröße 8; 6 * Schriftgröße 11
  (zuerst "weicher Umbruch" (Shift + Enter), damit die Tabelle nicht verrutscht!)
- Adressfeld en detail:
  8pt: z. B. Rücksendeangabe, Versendungsform (Einschreiben),...
  11pt: Anschrift des Empfängers
- Anfang: Firma, "Herrn" [mit -n!], "Frau" o. ä.
- DIN 5008 beachten! (gerade bei Wohnung oder Stockwerk)
- am Ende ein ausländisches Zielland groß schreiben
- Reihenfolge beachten!
- Infoblock: Leitwörter in 8pt, Eintragungen in 11 pt (außer ggf. lange E-Mail)
  Leitwörter:

• "Ihr Zeichen: "
• "Ihre Nachricht vom: "
• "Unsere Zeichen: "
• "Unsere Nachricht vom: "
• Leerzeile
• "Name: "
• "Telefon: " (Telefon: Vorwahl, Leerschritt, Rufnummer!)
• "Telefax: "
• "E-Mail: " (kann bei langer Adresse auf max. 8 pt verkleinert werden!)
• Leerzeile
• "Datum: " (einstellige Daten vornullen, Jahreszahl vierstellig)
  

Haupttext:
- Gliederung:

• 2 Leerzeilen
• Betreffzeile (oft Bold/Fettschrift)
• 2 Leerzeilen
• Anrede, ...
• 1 Leerzeile
  
• Text mit "sinnvoller Gliederung":
  Absätze/Abschnitte logisch-thematisch trennen, keinen weichen Umbruch innerhalb eines Absatzes verwenden (!);
  Formatierungsmittel einsetzen: Bold/Fettschrift, Zentrierung, Aufzählung...
• 1 Leerzeile
  
• Grußformel
• 1 Leerzeile
  
• Wiederholung des Firmennamens
•  3 Leerzeilen
•  ggf. Vollmacht (mitten in den 3 Leerzeilen oder vor der Namenswiederholung)
•  Wiederholung des Namens (= Namenswiederholung)
•  zur Not in den Einstellungen Abstände auf 11 oder 12 normieren!
•  Def. Artvollmacht vs. Prokura
• muss der Firmenname in Großbuchstaben geschrieben werden?
• Anlage?
  

 unterer Bereich:
- 5 * 1-Tabelle
- Angaben zur Firma, auch rechtlich wichtige Angaben
- ggf. Rahmenlinien für Adressfeld, Infoblock usw. ausblenden

Serienbrief (Reiter "Sendungen"):

- beim Serienbrief wird prinziell ein Hauptdokument (HD) einer Datenquelle (DQ) zugeordnet
- in der Datenquelle müssen die Überschriften (-> Seriendruckfeld) direkt ohne Leerzeile über den Daten stehen
- 2er-Block (links im Band/Ribbon): überspringen
  (Umschläge, Etiketten)
- 4er-Block: die ersten beiden sind besonders wichtig
  (Seriendruck starten, Empfänger auswählen; Empfängerliste bearbeiten, Empfänger filtern)
- 3er-Block: die ersten beiden wichtig
  (Seriendruckfeld einfügen, Regeln; Etiketten aktualisieren)
- Seriendruckbereich
- Fertig stellen und zusammenführen
- Formelanzeige: Alt + F9
- Zusatz: verschachtelte WENN-Funktion (z. B. mehr als 2 Geschlechter);
  Formeln anzeigen lassen: statt SONST-Anweisung Leerstelle in Formel markieren und zweite WENN-Funktion einsetzen!


E-Mail nach DIN 5008:

- schnelle Kommunikation, trotzdem genaue Formatierung!
- Brief und E-Mail: "Aushängeschild", "Visitenkarte"
- Gliederung:
  * elektronische Verteilerfelder: "an:" - "cc:" (Kopie) - "bcc:" (Blindkopie)
  * Betreff: zwingend (!), aussagekräftiger Kurztext
  * Anhang: Anhänge mit Dateinamen und Endung(en)
  * Leerzeile
  * Anrede,
  * Leerzeile
  * E-Mail-Text: Fließtext ohne Worttrennung (anders als bei Mitteilung!)
  * sinnvolle Absatzbildung (kein geschütztes Enter!)
  * Leerzeile
  * Grußformel
  * Leerzeile
  * ggf. Vollmacht; Name (E-Mail wird nicht handschriftlich unterschrieben!)
  * Signatur: mindestens E-Mail und Telefonnummer (ggf. Fax, Homepage usw.);
    häufig erfolgen auch Angaben zum Unternehmen


Interne Mitteilung:

- unternehmensinternes Schriftstück:
  * unterlieg nicht DIN 5008!!
  * trotzdem Ähnlichkeit mit E-Mail und Brief (Unterschrift wie Brief!)
- Gliederung:
  * Überschrift/Titel: Interne Mitteilung/Hausmitteilung/Rundschreiben/Aushang
    (das Rundschreiben hat ein paar Besonderheiten)
  * Felder/Leitwörter: An - Von - Thema/Betreff [manchmal am Ende] - Datum
  * ggf. 2 Rahmenlinien (v. a. um die Leitwörter!)
  * Text: Abstände ähnlich E-Mail; meistens 1 Zeile; zw. Freundliche Grüße und Name 3 Zeilen (ohne i. A.)
  * Anrede, (mit Komma!)
  * 1 Leerzeile
  * Fließtext: mit Silbentrennung (!), Blocksatz(!) und Absatzgestaltung (Leerzeile nach Absatz)

  * 1 Leerzeile
  * Grußformel
  * 3 Leerzeilen (für Unterschrift)
  * ggf. Vollmacht in 3-Zeilen-Zwischenraum oder vor Namenswiederholung: i. A.
  * Wh. des Namens
  * Anlage (häufig Bold): z. B. Formblatt


Rundschreiben (ähnlich der Internen Mitteilung):

- unternehmensinternes Schriftstück
- Vorlage: Tabelle mit LEITWÖRTERN und Inhaltssteuerelementen/Entwicklertools
- Gliederung:
  * Überschrift/Titel: "Rundschreiben-Nr. 08/2022" (Lfd. Nr.)
  * Felder/Leitwörter: Vorgang - Datum - Anlass - Abteilung - (Anhang)
  * Text: Abstände ähnlich Email; meistens 1 Zeile;
  * oft wird auf eine Excel-Tabelle reagiert!
  * Anrede,
  * Fließtext
  * Grußformel
  * ggf. Vollmacht
  * Wh. des Namens
  * keine Anlage, weil/wenn bereits oben erwähnt!


Aktenvermerk:

- unternehmensinternes Schriftstück
- häufig mit Inhaltssteuerelementen/Entwicklertools (vgl. Rundschreiben)
- Gliederung:
  * Überschrift/Titel: Aktenvermerk
  * Felder/Leitwörter: Vorgang - Datum - Anlass - Sachbearbeiter(in)
  * keine persönliche Anrede!
  * kein Briefabschluss!
  * vollständige Sätze, z. B. Ergebnis der Analyse (des Gespräches) und Schlussfolgerungen


Protokoll:

- unternehmensinternes Schriftstück
- im Präsens (Gegenwartsform!) geschrieben
- ohne subjektive Wertungen
- Gliederung:
  * Überschrift/Titel: Protokoll
  * Felder/Leitwörter:
    "Sitzung am:"
    "Ort/Raum:"
    "Beginn:"
    "Ende:"
    "Anwesend:"
    "Abwesend:"
    "Protokollant(in):"
    "Thema:" (z. B. Portokosten, Druckerkosten)
  * beendet mit Ort und Datum!
  * UNTERSCHRIFTEN des Sitzungsleiters UND Protokollanten!


DIN 5008-Regeln:

Leerschritt vor der Einheit: "150,10 €", "10 %"
Abkürzungen, die in vollem Wortlaut gesprochen werden, mit Punkt und ggf. Leerzeichen: "z. B.", "i. A."
Postfachnummern von rechts beginnend in Zweiergruppen gegliedert: "1 23 45"
Straßenname und Hausnummer: "Blumenstraße 4", "Björn-Huber-Straße 5",
     "Sontheimer Straße 40", "Münsterstraße 50", "Hochweg 6", "Hoher Weg 7" (= gebeugt),
     "Im Roten Tal 77", "Satansbratenstraße 666 - 777", "Björn-Engholm-Straße 5 a (oder: 5 A)" [Leerschritt!],
     "Georg-Novalis-Straße 15 // 3. Stock", "Gerbilweg 5 // W 34"
Datumsschreibweisen: "2022-06-02", "02.06.2022", "2. Juni 2022";
     Jahreszahl vierstellig (!), bei alphanumerischer Schreibweise nicht vornullen!
Uhrzeiten: 05:45 Uhr;
     Doppelpunkt!
Nach der Klammeröffnung und vor Klammerschließung: (Neckar);
     kein Leerzeichen verwenden! (Klammern schließen Buchstaben/Wörter bündig ein)
Vor und nach dem "kaufmännlischen Und" (&) Leerzeichen: Politik & Zeitgeschichte
Vor und nach dem Schrägstrich erfolgt kein Leerzeichen: 200 km/h


Begriffe:
- "bündig"!    


MS-WORD: FUNKTIONEN


TABELLEN:

- Register "Einfügen" -> Auswahl "Tabellen" -> Listenfeld
  (dann klicken oder ENTER drücken)
- Zellen anklicken und mit TAB weiterwählen;
  so können auch weitere Zeilen hinzugefügt werden (oder über Menü)
- bei manchen Tabellenmustern sind die oberen oder linken Zellen "bold/fett"
- nächster Schritt: z. B. Spalte/Zeile markieren und über "Layout" (hinter "Tabellenentwurf") eine neue Spalte/Zeile einfügen;
  dazu stehen 4 Symbole zur Verfügung
- in "Layout" können auch Zellen verbunden werden
- ein Zelleninhalt kann über 9 Felder ausgerichtet werden (z. B. zentriert)!!
- Schattierung (meint auch Farben, zuerst markieren):
  Register "Start" -> Rahmenlinienpalette (unten) -> Rahmen und Schattierung (z. B. Füllfarbe festlegen)
- Sortieren (zuerst markieren, mit Spaltenüberschriften):
  Register "Layout" -> Sortieren -> Sortierschlüssel festlegen (mit Kopfzeile?) [Klick];
  durch mehrere Sortierschlüssel können z. B. Name und Vorname sortiert werden
-

(...)