WIRTSCHAFT/BM: I. BÜROPROZESSE

 

Quellen und Literatur:

Groh/Schröer: Sicher zur/zum KBM (...);
Hug/Knauer/Lennartz/Speth/Waltermann: BM; Lernfeld 2, S. 70

1. Büroprozesse (administrative Prozesse)

Büroprozesse (administrative Prozesse) sind Unternehmensprozesse, die im Unterschied zu den kunden- und leistungsbezogenen Kernprozessen keinen direkten Bezug zum Kunden aufweisen.
Sie zählen zu den unterstützenden Prozessen (z. B. dispositive und ausführende Tätigkeiten).

Büroprozesse fallen an mit:

• Informationsmanagement
• Informationsverarbeitung
• Bürowirtschaft (Abläufe)
• Koordinations- und Organisationsaufgaben
  

1.1 Informationsmanagement

(Gute) Informationen stellen zielgerichtetes Wissen dar und sind Garant für den Unternehmenserfolg.
Sie müssen daher: Aktuell, richtig, vollständig und rechtzeitig verfügbar sein.

Grundlagen des Informationsmanagements:

• Informationssystem: Ermittlung des Informationsbedarfs, Orga der Informationsquellen
• Kommunikation: intern und extern, geplant, zuverlässig
• Informations- und Kommunikationssysteme (IKS/IuKS) in der Unternehmensorganisation sind meistens Teil der IT-Organisation.
  

Der Begriff IT steht für Informationstechnologie (Informationstechnik) aus dem eng. "information technology".
IT meint nicht nur die Datenverarbeitung/Informationsverarbeitung, sondern auch die eingesetzte Hard- und Software. Er ist daher weiter gefasst als der Begriff "EDV" (Elektronische Datenverarbeitung). Man spricht auch von IKS bzw. IuKS.

Bestandteile einer EDV-Anlage (= Computersystem):

• Hardware: Computer (PC, NB...), Zentraleinheit/Systemeinheit, interner Speicher (RAM, HDD, SSD), Peripheriegeräte (Monitor, Tastatur, Maus, Trackball, Drucker, externe Speicher[medien] usw.).
• Firmware: Software, die im Computersystem dauerhaft gespeichert ist.
  Die Firmware verbindet Hardware und Systemsoftware.
• Software: 
• 
  

3. Bürowirtschaftliche Abläufe

Verwalten von Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten

Gründe für die betriebliche Aufbewahrung von Dokumenten (Schriftgut):

• betriebliche Gründe: Informationsgrundlage für Entscheidungen, Beweismittel für Rechtsstreitigkeiten, Dokumentation der Firmenentwicklung
  
• gesetzliche Vorschriften: Aufbewahrungsfristen nach dem HGB (§ 257) und der Abgabenordnung (AO)

Es gibt zwei Aufbewahrungsformen von Dokumenten:

• Aufbewahrung von (analogen) Papierdokumenten (Registratur, Ablage)
• Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten (Dokumentenmanagementsystem (DMS), elektronische Posteingangsbearbeitung)
  

 Für die Bearbeigung und Aufbewehrung des Schriftgutes unterscheidet man folgende Wertstufen:

• wertlos: Schriftgut sofort vernichten! (z. B. Werbesendung);
  wird manchmal auch zum Tageswert hinzugerechnet
  
• Tageswert: nach dem Lesen bedeutungslos (z. B. unverlangtes Angebot)
• Prüfwert: nur so lange aufbewahren, bis der Vorgang abgeschlossen ist;
  "dynamische Daten"
  (z. B. Preisliste, Zahlungserinnerung)
• Gesetzeswert: die Aufbewahrung ist gesetzlich vorgeschrieben
  (die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen angefallen sind);
  "statische Daten"
  
  • 6 Jahre Aufbewahrungsfrist: Handelsbriefe
  • 10 Jahre Aufbewahrungsfrist: Handelsbücher, Buchungsbelege, Bilanzen, Jahresabschlüsse
    
• Dauerwert: die Informationen sind für das Unternehmen von besonderer Bedeutung;
  Aufbewahrung, solange das Unternehmen besteht!
  (Gesellschaftsvertrag, Firmengeschichte, Grundstücksunterlagen, Patente, Lizenzen)

Ordnungssysteme: alphabetisch, numerisch, alphanumerisch, chronologisch, farblich, symbolisch, mnemotechnisch, (optoelektronische) Codes [8]

• alphabetische Ordnung: "Deutsches Einheits-ABC", vgl. DIN 5007;
  am verbreitetsten (z. B. Kundenkartei)
  
• numerische Ordnung: Zahlen des dekadischen Systems;
  "sprechende" und "nicht-sprechende" Nummern;
  sprechend: IKR mit Kontenklasse, -gruppe und -art
• alphanumerische Ordnung: Kombination aus Buchstaben und Zahlen
  (z. B. PA5 = Hauptgruppe Personal, Gruppe Arbeiter, Stundenlohn 12,00 €)
• chronologische Ordnung: zeitliche Ordnung mit Ordnungsmerkmalen wie Tag/Monat/Jahr
• farbliche Ordnujng
• symbolische Ordnung
• mnemotechnische Ordnung: merktechnisch (z. B. AN = Angestellte, ER = Eingangsrechnung)
• Codes: optoelektronisch lesbare Schrift, auch: Barcode (bar = Balken);
  z. B. ISSN, GTIN
  

 Aufbewahrungsorte:

• Arbeitsplatzablage/Arbeitsplatzregistratur (Sekretariats*):
  im Schreibtisch oder Beistellmöbeln
  oft als Handakte oder Hängeregistratur
• Abteilungsablage/Abteilungsregistratur (Gruppen*):
  für mehrere Personen
  in Regalen oder Schränken
• Zentralablage/Zentralregistratur bzw. Altablage:
  Schriftgut, das nicht mehr laufend gebraucht wird (bei Entnahme Entnahmebelege!)
  Zugriff für mehrere Abteilungen
  oft "totes Schriftgut"
  oft gesetzliche Aufbewahrungsfristen!
• Archiv (Altablage manchmal auch zum Archiv gerechnet):
  Schriftgut mit gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, meistens von Dauerwert
  Schriftgut wird nur selten im Alltag benötigt
   

 Achtung: Die Altablage wird manchmal zur Zentralablage und manchmal zum Archiv gesellt!

Aktenplan: Organisationsmittel zur Verwaltung von analogen und digitalen Dokumenten

• systematische Aufbewahrung: logische und hierarchische Struktur
• Anlage von Dokumenten: Dateinamensvergabe (z. B. Datum-Anlass-Inhalt)
• verbindliche Vorgabe!
• hybride Dokumentverwaltung (analog und digital)
• kann Grundlage für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sein
  

Anders als der Aktenplan umfasst der Schriftgutkatalog nur die Art und Aufbewahrungsfrist eines Schriftgutes.

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Erweiterungswissen:

Themen:

• Aufbewahrungsgründe: gesetzlich, betrieblich
• Wertstufen: wann beginnt eine Frist? wie lange?
• Aufwand beim Ablegen/Sortieren
• Ordnungssysteme
• Namen beim Sortieren: welche?
• Standorte/Aufbewahrungsorte
  
• Begriffe: "Schriftgut", "Dokumente", "Ablage/Registratur"
• Aktenplan
  
• Dokumentenmanagementsystem (DMS)
  

Übungsfragen:

01. Welche Aussage definiert die Registratur? (1)

Die Registratur ist die geordnete Aufbewahrung und Ablage von Akten und Dokumenten im Unternehmen.

02. Welche ökologische Auswirkungen hat eine optimale Registratur?

Schonung der Ressourcen.

03. Übergabe eines Schriftgutes zur "Wiedervorlage":

Das Schriftgut unterliegt der Terminüberwachung.

04. a) Schriftgutbehälter: (3)

Schnellhefter, Pendelhefter, Jurismappe ("Vierflügelmappe").

 

04. b) Kein Schriftgutbehälter: (2)

 

Reiter, Register- und Trennblätter

05. Kostenverursacher der Registratur: 

Zeitaufwand in der Registratur.

06. Für die Komma GmbH ist die Überwachung von Terminen zwingend notwendig.
Welches Ordnungssystem empfiehlt sich hier?

Die chronologische Ordnung.

07. Die Ordnung der Schriftstücke bei der elektronischen Archivierung erfolgt nach einem festgelegten Aktenplan (Kennzeichnung: z. B. Personal, Angestellte, Personalakte, Mitarbeiter).

a) Alphanumerische Ordnung.

08. Registraturformen:

• Stehende Registratur
• Vertikal hängende Registratur
• Liegende Registratur
• Lateral hängende Registratur (mit zentral angebrachtem Pendelbeschlag!)
  

09. a) Welcher Datenträger wird nicht als Beleg anerkannt?

• Magnetband (!!!)
  

9. b) Welche Datenträger werden als Beleg anerkannt?

• Handschriftbeleg
• Beleg in OCR-A Schrift (erste optisch maschinenlesbare Schriftart von 1968)
  
• Buchungsbeleg
• Eingangsrechnung

10. Was versteht man unter dezentraler Schriftgutablage?

Die Ablage von Schriftgut an verschiedenen Stellen im Unternehmen.

11. Welche Behauptungen treffen für die nebenstehende Ablage zu (Bild: Standordner)?

• Sie eignet sich nur für die Ablage gelochten Schriftguts.
• Sie hat viel "Totraum".

12. Ordnen Sie folgende Schriftstücke den Wertstufen zu:

• Bewerbungen:                                                               P(rüfwert)
• Einladung zu einer Veranstaltung (ohne Teilnahme):  T(ageswert)
• Einladung zu einer Fortbildung (mit Teilnahme):        P
• Grundstückspläne:                                                        D(auerwert)
• Kontoauszüge:                                                              G(esetzeswert)
• Mängelrüge:                                                                  G
• Patente:                                                                         D
• Preisliste eines Versandhandels für Büromaterial (häufig genutzt): G (!) [umstritten]
  
• Unterlagen für die Unternehmensentwicklung:           G (!) [umstritten]
  

Wiederholung: Gesellschaftsvertrag, Firmengeschichte (z. T.), Grundstücke, Patente, Lizenzen
                         => DAUERWERT!

13. Im neuen elektronischen Archivierungssystem wird auch das Inventar aufbewahrt.

Geben Sie an, wie viele Jahre nach dem HGB die Aufbewahrungsfrist beträgt!

10 Jahre. (Ebenso: Bilanz)

14. Ordnen Sie die Aufbewahrungsfristen den angegebenen Schriftgutarten zu!

 
Aufbewahrungsfristen: 6 Jahre, 10 Jahre, keine Aufbewahrungsfrist, Daueraufbewahrung

Schriftgutarten:

• Kontoauszug der Bank:                                              10 Jahre
• Chronik des Geschäfts:                                               Daueraufbewahrung
• Bilanzen:                                                                    10 Jahre oder Daueraufbewahrung (!)
• Angebot ohne Auftragsfolge:                                     keine Frist
• Bestellung:                                                                  6 Jahre
• Bewerbung:                                                                 keine Frist
   

15. Es gehört zu Ihrem Aufgabengebiet, die Eingangsrechnungen zu bearbeiten.
Wie lange müssen Rechnungsoriginale nach der Mikroverfilmung noch aufbewahrt werden?

Bis geprüft und festgestellt wurde, dass die Aufnahmen technisch einwandfrei sind.

REGISTRATUR

 

Welche Registraturen werden nach Art des Standorts unterschieden?

 

• Sekretariats- oder Arbeitsplatzregistratur
• Abteilungs- oder Gruppenregistratur
• Zentralregistratur/Altablage
• Archiv

Wie unterscheiden sich Altablage und Archiv?

• In der Altablage wird kaum noch benötigtes Schriftgut aufbewahrt.
  Man bewahrt hier erledigtes Schriftgut auf, das aufgrund der gesetzlichen Vorschriften noch nicht vernichtet werden darf (sog. "Totes Schriftgut").
• Die Zentral-Registratur und Altablage wird in der Praxis nur selten unterschieden. An beiden Standorten liegen Unterlagen, die nicht mehr laufend benötigt werden oder abgeschlossen sind, aber der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen.
• Das Archiv bewahrt Schriftgut mit Dauerwert auf. Das sind für das Unternehmen wichtige Dokumente, die nicht vernichtet werden dürfen, aber nur noch selten benötigt werden.